NAMA : BUNGA LESTARI
JURUSAN : SISTEM INFORMASI
KELAS : EKSEKUTIF
1. Jelaskan fungsi sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan
Jawaban :
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian pemasok dari luar negeri.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :
Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.
Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1.Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2.Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.
3.Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4.Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5.Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh pemasok.
6.Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7.Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
8.Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
2. Jelaskan jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian
Jawaban :
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.
Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan Pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan syarat pembelian yang lain, sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagi berikut:
Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Pengadaan Langsung
pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga.
Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Penunjukkan Langsung
dalam sistem ini pemilihan pemsok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada perimbangan harga penaaran dari para pemasok tersebut.
Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Lelang
Pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:
Pembuatan kerangka acuan (terms of reference), yang berisi uarian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang yang akan dibeli melalui lelang.
Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.
Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.
Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop tertutup.
Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelangdidepan para pemasok
Penetapan pemasok yang dipilih (pemegang lelang) oelh panitia lelang
Prosedur order pembelian
Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
Prosedur pernerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaam mengenai jenis,kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan dari pemasok tersebut.
Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penrimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakna pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai pencatatan utang.
Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
3. Jelaskan catatan akuntansi yang digunakan dalam system retur pembelian dan setiap fungsinya
Jawaban :
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian:
Jurnal Retur Pembelian Atau Penjulan Umum
Digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.
Kartu Persediaan
Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasok.
Kartu Utang
Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang.
4. Jelaskan fungsi dokumen – dokumen yang dipakai dalam system akuntansi pembelian
Jawaban :
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:
Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian.
Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian.
Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
Bukti Kas Keluar
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
5. Jelaskan Unsur Pengendalian Intern yang dilakukan perusahaan dalam system Akuntansi Penggajian & Pengupahan
Jawaban :
Unsur Pengendalian Intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001 : 386) :
Organisasi
Namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan Perusahaan yang di tanda tangani oleh Direktur Utama.
Setiap Perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus di dasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus di dasarkan atas surat potongan gaji yang di otorisasi oleh fungsi kepegawaian.
Kartu jam hadir harus di otorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Perintah lembur harus di otorisasi oleh kepala Departemen yang bersangkutan.
Daftar gaji harus di otorisasi oleh fungsi personalia.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus di otorisasi oleh fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan
Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Kartu Penghasilan Karyawan di selenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang di cantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini di pakai sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan.
Tarif upah yang di cantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi ini banyak bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut di lakukan berdasarkan data yang di kumpulkan dalam kartu jam kerja.
Praktek Yang Sehat
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini di pakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akunatansi sebelum dilakukan pembayaran.
Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
Catatan penghasilan karyawan di simpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
